Zaman Yönetimi Kimin Sorunu?

Size şu zaman yönetimi konusunda bir şey söyleyeyim mi? Zaman yönetimi sadece çalışanlarınızın meselesi, mesuliyeti değil. Zaman yönetimi aynı zamanda sistemin de şirketin de ve o insanların başındaki amirin de mesuliyeti. Bazen fark ediyorum bir insana, bir buçuk insanı gerektirecek işi yüklüyorsunuz, sonra da çalışanlarınızın performanslarından verim alamadığınızda, verdiğiniz işler zamanında neticelendirilemediğinde o insanlara “senin zaman yönetimin problemli” diyorsunuz.

Emin misiniz o insana verdiğiniz o işin gerçekten bir insan ile yapılabileceğine? Öncelikle bundan emin olmak amirler (patronlar) olarak çalışanlarınızdan önce sizin mesuliyetiniz. Zaman yönetiminin ne olduğu, nasıl ele alınması gerektiği konusunda en başta şirketin içerisindeki o şirketin yönetim sistemini kuranların, o şirketin orta ve üst düzey yönetiminin eğitim alması gerekiyor.

Bir insan bir zamanda bir iş yapar ve %100 performans ile çalışırsa o işi yapabilir. Ne yazık ki insan doğası gereği 100 birim zamanı var ise o hafta içerisinde 100 birim zamanın 100‘ünde de çalışmasını bekleyemezsiniz. Eğer sağlıklı ölçebiliyorsanız , yaptığı işe göre %80 veya %85 performans göstermesi beklenebilir, bu daha doğal ve mantıklıdır. Bunun yerine 100 birimlik zamanda 150 birimlik iş yüklerseniz mümkünatı yok zaman tutmaz, yönetilemez. Ayrıca hepsinden öte sağlıklı ölçebilmek de önemlidir. Basit işlerde birim zamanda ne yapıldığını ölçmek kolaydır. Mesela nadir de olsa mavi yaka çalışanlara uygulanan bir yöntem var. Hala yapanlar kalmış mı diyeceksiniz, emin olun var. Çalışanın başına geçip kronometre ile zaman tutmak. Bu, size gerçekçi geliyor mu? O kişinin gerçekte normal zamanda çalıştığı gibi çalışmasını bekliyor musunuz?

Peki Ya Satış?

Peki satışta zaman yönetimini nasıl ölçebilirsiniz? Sabahtan akşama kadar harıl harıl bir işler ile uğraşıyor olması zaman yönetiminin verimli olduğu anlamına mı gelir? Tabi ki gelmez. Bu durum basit zaman yönetimi mantığı ile yönetilecek bir şey değil. Orada satışçının zamanını verimli yönetip yönetmediğine değil, istediğiniz işi hakkıyla yerine getirip getirmediğine odaklanmanız gerekir. Sonra da bırakın kendinden beklenilen sonucu üretmek için kendisi çaba sarf edin. Sizin de bu noktada vazifeniz yol göstermek, öğretmek ve gerçek bir lider gibi koçluk yapmak.

Benim genelde gördüğüm problem bu. Yapılacak işler üzerindeki gereksiz angaryaları atın. En sevmediğim şey insanlara gereksiz yere iş yüklemek. Çok güzel bir örnek var, sıkça yaşanan. Müşteriniz size telefon açar der ki ‘’işimiz çok acil, acilen yapılması gerek’’ siz de işi acilen çarçabuk bitirir yetiştirirsiniz. Sonra müşterinizden bir cevap gelir: “dur bir dakika, tamam halledeceğiz onu.” E hani acildi? Eğer işleri böyle yürütüyorsanız, çalışanlarınızdan zaman yönetimi beklemeyin. Önce siz zamanın ne olduğunu iyi kavrayın.

İşte bu yüzden zaman yönetimi için öncelikle işleri yöneticilerin masaya yatırmaları ve süreçleri, sistemi düzenlemeleri lazım.

İş Hayatında Zaman

Zaman Yönetimi

İş hayatında zaman çok önemlidir. Ben bir müzisyenim ve şunu söyleyebilirim ki zaman, iş hayatında olduğu kadar müzikte de önemlidir. Müziği oluşturan iki temel öğe var. Bunlardan ilki perde (pitch, sesin notasının ince ya da kalın olması), ikincisi ritim (kabaca vuruşlar toplamı diyelim). Ritim denilen de zamandır müzikte. Nota dediğimiz do, mi, fa vs veya bas, tiz sesler olabilir. Zaman ise, mesela diyelim ki 4/4’lük bir müzikte 1-2-3-4 diye gider.

Bazen müzisyenler çok profesyonel bir orkestra içinde de çalsalar, çok usta da olsalar ufak tefek hatalar yapabilirler. Hata olduğu zaman hatayı hızlı bir şekilde toparlamak gerekir. Peki, bunun için müzisyenler notadan mı yoksa zamandan mı feragat ederler? Cevap tabi ki notadan çünkü zamanı durdurmazlar ‘’Arkadaşlar iki saniye durun düzelteyim, burayı baştan alalım.’’ diyemezler. Zaman içerisinde yapmış olduğunuz hata her ne ise bir sonraki vuruştaki notanızda onu düzeltirsiniz. Zaman durmaz, akar.

Aynı şey işimiz için de geçerli. İş hayatındaki ufak tefek hatalar için de zaman durmaz. Iş hayatı sürekli hareket halindedir. Sizi beklemez! O yüzden de “Ya tamam şu işleri bırakalım, şuradaki ufak hataya saatlerce, günlerce zaman ayırıp düzeltelim.” diyemezsiniz. Bazen o hatayı o an düzeltmemeniz, onu orda bırakmanız gerekir. Eğer imkan olursa ileride dönüp o konuyu, o hatayı düzeltmeniz ya da o hatayı orada bırakıp bir sonraki adımda daha iyisini yapmalısınız. Önceki küçük hatanızdan bir ders alırsınız, önünüze bakarsınız.

Çok küçük sorunlarla zaman kaybetmeyin. Önünüze bakın çünkü ufak tefek hatalarla zaman kaybederseniz bu sefer ilerleyemezsiniz. İşinizi yapamaz, size verilen vazifeyi tamamlayamazsınız. Hayatta küçük hatalar olur, o yüzden önünüze bakıp hareket etmek zorundasınız. Zamanınızı siz yönetin.

Boş Zaman Yönetimi

Boş zaman gibi gözüken anların boşa harcanabileceği düşünülmemeli. Lakin boşa giden her an hayatımızdan gitmektedir. Hepimizin boş zaman yönetimi yapmaya ihtiyacımız var. Yoksa diğer türlü boş olan zamanlarda hiç bir şey yapmamayı düşünmek demek en değerli olan şeyin, zamanın boşa harcanması demek olur.

Düşünün ki her gün boşa harcadığınız, mesela toplu taşıma ile işe gidip geldiğiniz toplamda bir saatiniz olsun. Ayda ortalama 22 gün, yılda yaklaşık 264 gün içerisindeki 264 saati boşa harcıyorsunuz demektir. Yazık değil mi onca boşa giden zamana? Gün içerisinde değerlendirebileceğiniz boş anları keşfedin ve o zamanları kullanın. Buna boş zaman yönetimi denir.