Zaman Yönetimi Kimin Sorunu?

Size şu zaman yönetimi konusunda bir şey söyleyeyim mi? Zaman yönetimi sadece çalışanlarınızın meselesi, mesuliyeti değil. Zaman yönetimi aynı zamanda sistemin de şirketin de ve o insanların başındaki amirin de mesuliyeti. Bazen fark ediyorum bir insana, bir buçuk insanı gerektirecek işi yüklüyorsunuz, sonra da çalışanlarınızın performanslarından verim alamadığınızda, verdiğiniz işler zamanında neticelendirilemediğinde o insanlara “senin zaman yönetimin problemli” diyorsunuz.

Emin misiniz o insana verdiğiniz o işin gerçekten bir insan ile yapılabileceğine? Öncelikle bundan emin olmak amirler (patronlar) olarak çalışanlarınızdan önce sizin mesuliyetiniz. Zaman yönetiminin ne olduğu, nasıl ele alınması gerektiği konusunda en başta şirketin içerisindeki o şirketin yönetim sistemini kuranların, o şirketin orta ve üst düzey yönetiminin eğitim alması gerekiyor.

Bir insan bir zamanda bir iş yapar ve %100 performans ile çalışırsa o işi yapabilir. Ne yazık ki insan doğası gereği 100 birim zamanı var ise o hafta içerisinde 100 birim zamanın 100‘ünde de çalışmasını bekleyemezsiniz. Eğer sağlıklı ölçebiliyorsanız , yaptığı işe göre %80 veya %85 performans göstermesi beklenebilir, bu daha doğal ve mantıklıdır. Bunun yerine 100 birimlik zamanda 150 birimlik iş yüklerseniz mümkünatı yok zaman tutmaz, yönetilemez. Ayrıca hepsinden öte sağlıklı ölçebilmek de önemlidir. Basit işlerde birim zamanda ne yapıldığını ölçmek kolaydır. Mesela nadir de olsa mavi yaka çalışanlara uygulanan bir yöntem var. Hala yapanlar kalmış mı diyeceksiniz, emin olun var. Çalışanın başına geçip kronometre ile zaman tutmak. Bu, size gerçekçi geliyor mu? O kişinin gerçekte normal zamanda çalıştığı gibi çalışmasını bekliyor musunuz?

Peki Ya Satış?

Peki satışta zaman yönetimini nasıl ölçebilirsiniz? Sabahtan akşama kadar harıl harıl bir işler ile uğraşıyor olması zaman yönetiminin verimli olduğu anlamına mı gelir? Tabi ki gelmez. Bu durum basit zaman yönetimi mantığı ile yönetilecek bir şey değil. Orada satışçının zamanını verimli yönetip yönetmediğine değil, istediğiniz işi hakkıyla yerine getirip getirmediğine odaklanmanız gerekir. Sonra da bırakın kendinden beklenilen sonucu üretmek için kendisi çaba sarf edin. Sizin de bu noktada vazifeniz yol göstermek, öğretmek ve gerçek bir lider gibi koçluk yapmak.

Benim genelde gördüğüm problem bu. Yapılacak işler üzerindeki gereksiz angaryaları atın. En sevmediğim şey insanlara gereksiz yere iş yüklemek. Çok güzel bir örnek var, sıkça yaşanan. Müşteriniz size telefon açar der ki ‘’işimiz çok acil, acilen yapılması gerek’’ siz de işi acilen çarçabuk bitirir yetiştirirsiniz. Sonra müşterinizden bir cevap gelir: “dur bir dakika, tamam halledeceğiz onu.” E hani acildi? Eğer işleri böyle yürütüyorsanız, çalışanlarınızdan zaman yönetimi beklemeyin. Önce siz zamanın ne olduğunu iyi kavrayın.

İşte bu yüzden zaman yönetimi için öncelikle işleri yöneticilerin masaya yatırmaları ve süreçleri, sistemi düzenlemeleri lazım.

Kimse Beni Anlamıyor

Anlattıklarım neden yerini bulmuyor? Halbuki sürekli konuşuyorum.

Anlaşılamamak, zannediyorum ki insan oğlunun en büyük serzenişlerinden biri. Beni anlamıyorlar. Anlaşılamıyorum. Dinlemiyorlar beni. Büyük sanatçılar hayatlarında anlaşılamadan ölüyor; öldükten sonra anlaşılıyor kıymetleri. Herkes anlaşılmak ister. Düşünsenize etrafınızda ki herkes sizi anlayabiliyor, çalıştığınız insanlar, aileniz, sizi hepsi anlayabiliyor. Herkesin sizi anlayabildiğini düşünün; şöyle diyorlar “Aa anladım seni hakikaten. Evet sen şunu demek istiyorsun.” Herkes böyle düşünse hayat sizin için ne kadar farklı olurdu? Bir an için düşünün.

Buna erişmek için ne olması gerekiyor? Herkesin sizi anlaması için… İşte o “herkes” içinde sizde varsınız. O zaman siz de diğer insanları anlamalısınız. Bunu mümkün kılmak için herkesi anlamaya çalıştığınızı düşünün. Ne var ki asıl istediğiniz anlaşılmak; başka kimse birbirini anlamasın önemli değil sadece beni anlasınlar. Peki ya anlatmak istediğiniz şey karşı tarafın işine gelmiyorsa? Hadi gerçekten anlattınız kendinizi diyelim. Ya “Anladın ama bana uymuyor.” derse inanlar? O zaman anlaşılıyor olmanızın kıymeti nedir? Dünya anlaşılamamak üzerine dönüyor. Yani insanlar birbirlerini anlamıyorlar, anlamak istemiyorlar. Daha doğrusu öyle bir niyetleri de dertleri de yok. Ve kararlar hep bunun üzerine veriliyor.

Mesela bir amir çalışanlarına bir şeyler söylüyor; onlar bunu yarım yamalak anlıyorlar. Ne anlıyorlarsa onu yapıyorlar. Onlar da anladıkları kadarıyla bir sonuç üretiyorlar, yarım yamalak bir şeyler ortaya koyuyorlar ve tüm iş anlaşılamamak üzerinden gidiyor. Yani anlattığımız için değil, anlaşılamadığımız için. O yüzden insanlar için ne anlattığımızın hiçbir önemi yok. Anlattıklarımızın arasından insanların anladığı şeyler önemli. Biz hep bir şeyler anlatıyoruz ama insanlar ne anlıyorsa o. Bizim anlattığımızın hiçbir önemi yok. Ne anlatırsam anlatayım karşı taraf ilgili ya da ilgisiz bir şeyler anlıyor.

Peki tam olarak nasıl anlaşılırız? Nasıl doğru anlar insanlar bizi? Bilerek. Bilirlerse anlarlar. Anlatmak istediğimizi gerçekten kavrarlarsa anlarlar. Yani 2+2’nin 4 ettiğini bilmeyen birine, 23+38’i anlatamazsınız, zordur bu. İlk baştan bir şeyleri anlamış olması lazım bizi anlamadan önce. Yani anlattığımız her ne ise onun ön şartları, kabulleri vardır. Peki siz karşı tarafın ne kadar bildiğini biliyor musunuz? Bilmiyorsunuz değil mi? Demek ki o zaman siz karşı tarafı anlamıyorsunuz. Önce karşı tarafı anlamamız lazım. Öncelikle karşı taraf ne istiyor, anlatmak istediğiniz şeye nasıl bakar? Görüşleri neler? Dünya görüşü ne? Önce siz onu anlamalısınız. Siz anladığınız zaman belki de karşı tarafa o konuyu anlatıp anlatmamak gerektiğini bile anlayacaksınız.

Mesela bir çalışanınızdan bir işi yapıp bitirmesini istiyorsunuz. Sürekli anlatıyorsunuz ve o sizi anlamıyor. Belki özel hayatında bir problem var, size hatta kimseye anlatamadığı. Siz bunu bilseniz belki o problemini düzeltebilir ve onun kafasının rahatlamasını, sizi daha iyi dinleyip anlamasını sağlayabilirsiniz. Bu aile ilişkilerinde de, arkadaşlık ilişkilerinde de, iş ilişkilerinde de böyledir. Eğer siz önce karşı tarafı anlamaz iseniz aklından geçenleri bilmez onun derdini göremeye çalışmazsanız, kendinizi anlatmaya çalışmanızın hiçbir manası yok. O yüzden Stephen Covey‘in dediği gibi “anlaşılmayı beklemeden önce karşı tarafı anlayalım.”

Napolyon’un Asaleti

Napolyon’un komutanları, üst düzey devlet adamları bir masada toplanıyorlar. Soyluluğun ve asaletin kendilerine nereden geldiğini anlatıyorlar.

Bir tanesi kalkıp diyor ki “Bizde asalet dedem Ferdinand’dan başlar.”
Sonra öbürü kalkıyor “Bizde soyluluk büyük büyükbabamdan başlar.”

Sırayla hepsi kalkıp anlatıyorlar. Sıra Napolyon’a geliyor ve şu cevabı veriyor.
“Bizde asalet benden başlar.”

Sizde asalet nereden başlıyor?

Yardım Etmek

Yardım etmek, yardım etmenin ne demek olduğunu bilen için çok huzur verici bir duygudur. Esasen yardım duygusu hepimizin içinde olan kuvvetli duygulardan biridir. Yardım etmenin yolu yordamı vardır. Ben buradayım, isteyen gelsin, yardım edeyim demek yardımsever olduğunuz anlamına gelmez. Yardım etmek güzeldir.

Yardım Etmek Nasıl Olmalı?

Yardım etmenin 3 seviyesi vardır. Her şeyden önce daha önce 5nci Düzey Liderlik videomda bahsettiğim birinci düzeyde yardım etmeyi öğrenmek gerekir. Sağlam yöneticiler bunun ne olduğunu iyi bilirler, etkili uygularlar.

Özsezi

Seçimlerimiz hayatımızın akış yönünü etkiler

Önsezi nedir? Önsezi, ki eğer neticesi özellikle de olumlu ise, bir şeyi neden yaptığını bilmemektir. Bir ikilem ile karşılaşırsınız. Bu mu, o mu diye düşünürsünüz. Sonra bir karar verip birini seçersiniz. En sonunda seçtiğiniz doğru olanıdır. Neden onu seçtin diye sorulduğunda bilmiyorum, öyle hissettim diye bir cevap verirsiniz. İşte size önsezi. Nedenini bilmezsiniz ama doğrusunu bilirsiniz.


Önsezinin bu yazının konusu olan şeklini açıklarken ben sonucunda istenilen başarının elde edilmiş olmasını varsayıyorum. Yoksa nedenini bilmeden herhangi bir şekilde bir karar vermiş ve en nihayetinde felaket ile de sonuçlanmış olabilir. Her türlüsü önsezi ya da altıncı his olabilir. Buna bir engel yok. Ama eğer bir konuda önsezi ile karar alınmış, uygulanılmış ve başarıya ulaşılmış ise bunun nasıl bir önsezi olduğunu biraz irdelemek gerekir. Hepimiz istemez miyiz, önümüze çıkan engelleri aldığımız doğru kararlar ile bir bir aşalım ve başarıya ulaşalım?


Peki nasıl olur da insan ne yapılaması gerektiğini, daha önceden o konuyu özel olarak çalışmadan bilsin? Bu sorunun ilk cevabı tesadüf ya da şanstır. Yani kaba bir tabir ile kafadan sallarsınız ve tutar. Bu faktöre diyecek bir şeyimiz yok. Hepinize bol şanslar. Fakat eğer içten içe doğrunun bu olduğunu kuvvetlice iddia edebiliyorsanız, size yok arkadaş böyle yapmayalım dendiğinde hayır doğrusu bu, bundan eminim diyorsanız ve neden dendiğinde bilmiyorum ama doğrusu kesin bu diyorsanız o zaman sorunun ikinci cevabına ulaşırsınız. Yani demek ki daha önce bir şekilde benzer bir durumu yaşamışsınız ama hatırlamıyorsunuz. Bunu tecrübe ve bilgi birikimi ile açıklamamız gerekir. Ayrıca kuvvetli bir önsezinin bilgelik ile de kol kola olduğunu söylemek sanırım pek de yanlış olmaz.

Önsezi Nasıl Kuvvetlenir?

Hayatımız tamamen bizim seçimimizdir. Zaman sınırlamasını göz ardı edersek, yani başarmak istediğimiz şey için zamanımızın bolca olduğunu varsayarsak insan evladı ziyadesiyle muktedir bir varlıktır. Başarılı insanların hayatlarını incelediğimde bunu net olarak görebiliyorum. Hatta çeşitli başarısızlıklarda dahi, ah keşke o anda filanı böyle yapmak yerine diğer türlü yapsaydım dendiğine de sıkça rastlarım. Yani aldığımız kararlar ve neticesinde attığımız adımlar ve çabalarımız vardığımız noktayı belirler. Bu durumda da eğer hayatta başarıyı hedefliyorsak önsezinizi kuvvetlendirmeyesiniz?


Bu kuvvete erişmek elinizde ise, yapmanız gereken ortadadır. Tecrübe ve bilgi birikiminizi artırmak. Bir dahaki sefere karşınıza çıkan durumlarda ne yapmanız gerektiğini daha net bileceksiniz. Yani artık kafadan sallamaya gerek kalmayacak. Hani bir soru vardır ya, çok okuyan mı bilir, çok gezen mi. Çok okuyun ve çok gezin. Bu sözde, gezmekten kasıt o mekan senin, bu memleket benim gezip tozmak değildir sadece. Dolu dolu yaşayın hayatı. Çıkın dışarı, yeni insanlar tanıyın. Kaldırın kafanızı sizden daha akıllı olmayan akıllı cihazlarınızdan. En fazla bulun birilerini internetten o cihazlarda, sonra yanına gidip yüz yüze tanışın. Konuşup fikir alışverişinde bulunun. Birilerinin tavsiyelerini alın. Bambaşka hikayeler dinleyin insanlardan. Akıl hocaları bulun kendinize bir yerlerde. Onların görüşlerine ve bakış açılarını da edinin. Yeni arkadaşlar edinin, yeni yerler görün.

  
Bununla beraber okuyun, bol bol okuyun. Tarih okuyun, felsefe okuyun, roman, biyografi, makale okuyun. Seminerlere,eğitimlere gidin, belgeseller izleyin. Yani geliştirin kendinizi. Bütün bunların yıllar içerisinde önsezinizi güçlendirdiğini göreceksiniz. Üstelik daha bir bilge hissedeksiniz kendinizi. Hatta zaman içerisinde neyi neyeden yaptığınızı bildikçe buna önsezi demeyeceksiniz bile

Akıllı Para Harcamak

Biraz para kazanmaya başlandığında harcamayı öğrenmemişseniz ne kazanırsanız kazanın yetmeyecektir. Akıllı para harcamak gerekir ki paranın bir bereketi olsun.

Kararsızlık

Kararsızlık başa bela, hem iş hayatında, hem de özel hayatta. Zira en kötü karar, kararsızlıktan iyidir. Kararsızlık çok şey kaybettirir, en başta zaman olmak üzere, otorite, para, huzur. Sözlerim abartı gelmesin çünkü defalarca şahit oldum kararsız kalmanın yıkıcı etkilerine. Yöneticiler gördüm, gidip gidip gelen, kararını veremediği için.

Ama tabi bunun çaresi belli, tecrübe ve bilgi. İzlerseniz, videoda bu konuya değindim. Kararsızlık ile baş etmenin yolu…

İş Arama, İş Bulma

Uzun zamandır LinkedIn kullanırım. Son zamanlarda LinkedIn’de iş arayanların sayısının arttığını gözlemliyorum. LinkedIn iş arama, iş bulma konusunda önemli bir platform olduğunu ispat etti. İş arama, iş bulma her geçen gün daha da zorlaşıyor, bunu net olarak gözlemleyebiliyorum. Tabi ki nitelikli olmak, iş bulmada kişiye avantaj sağlıyor ama önemli olan başvurular arasında göze batmak ve görüşmeye çağrılabilmek.

Bu videoda bu konuya değindim. Başvuru yaptığımız kaynakları ne kadar doğru seçiyoruz. Sosyal medya siteleri, iş bulma (kariyer) siteleri gibi kaynaklar doğru kaynaklar gibi gözükse de esasen çok daha etkili bir kaynak daha var. Biraz daha zahmetli olsa da bu kaynak sosyal ağımız, daha doğrusu çevrim içi (online) dışındaki ağımız. Bu ağı nasıl kullanırızı bu video bulabilirsiniz.

Kontrol Manyağı

Bazen etrafınızı biraz fazla kontrol ettiğinizi düşünebilirsiniz. Belki işinizi ve hayatımızı etkileyen insanlara biraz fazla karışıyorsunuz. Belki önünüze konan herşeyi seçmek istiyorsunuz. Kendinizi bir kontrol manyağı olarak görmeye de başlamış olabilirsiniz. Diken üstündesinizdir. Bunda bir sakınca yok belki de. Demiyorum ki insanları kırın. Demiyorum ki yabancıların micro management dedikleri gibi çalışanlarınızın her işine karışın. Ama ufak tefek kontrolcü olmak, belki biraz kontrol manyağı olmak iyidir.

Erteleme!

Erteleme, iş hayatındaki insanların, öğrencilerin, hatta herhangi yapılacak bir işi olan neredeyse herkesin ortak sorunu. Bir işi erteleme o işi yapmamız önündeki bence en önemli sorunlardan biri. Bir defa işe koyulduğunuzda zaten erteleme denilen engel kalkmış oluyor. Ama asıl sorun nasıl olacak da o işin başına oturulacak.

İşte bu videomda bu konuya değinmek istiyorum. Erteleme hastalığından kurulmak mümkün mü? Esasen bunu başarmak gayet mümkün. Başarılı insanların, iş adamlarının, devlet adamlarının ya da liderlerin hayatlarını incelerseniz çoğununun ertleme sorununu çözdüğünü görürsünüz. İşte o insanların ortak bir özelliği var.

Bununla beraber erteleme hastalığı ile savaşmak için yapabileceğimiz küçük şeyler de yok değil. Yukarıdaki videoda bu konulara değindim. Buyurun, izleyin.